O objetivo principal da atual legislação de proteção de dados visa proteger as pessoas contra a eventual utilização abusiva de informações sobre eles realizada por outros. É política da SENILIFE de assegurar que todos os funcionários e prestadores de serviço da SENILIFE estão cientes das exigências da legislação de proteção de dados em relação às suas responsabilidades individuais.
A Lei abrange dados pessoais, seja realizada em computador ou em determinados ficheiros manuais.
A SENILIFE é obrigada a respeitar os princípios de proteção de dados consagrados na lei. Estes princípios exigem que os dados pessoais devem:
1. ser tratados de forma justa e legal;
2. ser realizada apenas para finalidades especificadas e não utilizadas ou divulgadas em qualquer forma incompatível com essas finalidades;
3. ser adequada, relevante e não excessiva;
4. serem precisas e mantidos atualizados;
5. não serem mantidos por mais tempo do que o necessário para a finalidade específica;
6. ser processados de acordo com os direitos da pessoa em causa;
7. ser mantido seguro;
8. não ser transferidos para fora do Espaço Económico Europeu, a menos que o país destinatário garanta um nível adequado de proteção.

Definições e orientações sobre esses princípios podem ser encontrados Aqui.

A lei define os direitos relativos aos dados pessoais armazenados. Proporciona aos indivíduos o direito de aceder aos dados sobre si mesmos (sujeito aos direitos de terceiros). Também inclui o direito de pedir uma indemnização através dos tribunais por danos sofridos em razão de imprecisão ou a destruição não autorizada ou divulgação indevida de dados. Informações sobre como fazer um pedido de acesso aos dados pessoais ao abrigo da Lei pode ser obtida a partir de geral@senilife.pt
Nos termos da lei, o processamento de dados inclui qualquer atividade relacionada com os dados envolvidos. Todos os funcionários ou outras pessoas que tenham acesso ou que usam, os dados pessoais, têm a responsabilidade de exercer o cuidado no tratamento dos dados e para garantir que essa informação não é divulgada a qualquer pessoa não autorizada. Exemplos de dados incluem listas de endereços e detalhes de contato, bem como arquivos individuais. Qualquer processamento de tal informação deve ser feito de acordo com os princípios descritos acima. A fim de cumprir com o primeiro princípio (tratamento leal e lícito), pelo menos uma das seguintes condições deve existir:
• O indivíduo tenha dado o seu consentimento para o tratamento;
• O tratamento é necessário para o desempenho de um contrato com o indivíduo;
• O processamento é necessário para uma obrigação legal;
• O tratamento for necessário para proteger os interesses vitais do indivíduo;
• O tratamento for necessário para realizar funções públicas;
• O tratamento for necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros (a menos que possa prejudicar os interesses do indivíduo).
No caso de dados pessoais sensíveis, que inclui informações sobre origens raciais ou étnicas; crenças políticas; crenças religiosas ou outras; filiação sindical; saúde; vida sexual; alegações criminais, processos ou condenações, há restrições adicionais e normalmente será necessário consentimento explícito.
Em relação à segurança, O encarregado de dados da SENILIFE deve tomar medidas técnicas e organizativas adequadas contra processamento não autorizado ou ilegal de dados pessoais e contra a perda acidental ou destruição ou dano de dados pessoais. Os funcionários e outras pessoas devem estar cientes de que as diretrizes e regulamentos relativos à segurança dos sistemas manuais de arquivamento e preservação de senhas seguras para o acesso aos dados pertinentes realizadas em computador devem ser estritamente observados.
Os funcionários também devem observar que os dados pessoais não deverão normalmente ser prestadas a partes externas à SENILIFE. Regime especial aplicável ao intercâmbio de dados entre a SENILIFE e as entidades reguladoras. Para mais informações, por favor contacte geral@senilife.pt.
A restrição de dados no que se refere à transferência de material fora do Espaço Económico Europeu, os dados pessoais sobre um indivíduo colocados na world wide web é provável que viole as disposições da Lei. É importante que todos aqueles que se preparam páginas da web, listas de endereços e afins, estão cientes destas disposições, e procuram conselho, se em dúvida.
A falha em cumprir com as disposições da Lei pode tornar a SENILIFE, ou em certas circunstâncias, os indivíduos envolvidos, passíveis de processo, bem como dando origem a responsabilidade civil. Os indivíduos são incentivados a familiarizar-se com os aspetos gerais de proteção de dados contidas na orientação da SENILIFE com a Lei, acima referido e com quaisquer medidas específicas recomendadas pela SENILIFE ou seu departamento relevantes para a natureza particular do seu trabalho.

A SENILIFE mantém os seus registos atualizados durante o período de vigência das certificações.

Esta orientação abrange fotos ou vídeo (imagens) de pessoas para fins definidos na atividade da Senilife, nomeadamente no âmbito da formação e Programas de defibrilhação.

Dados pessoais

Se a imagem pode ser usada para identificar um indivíduo e dizer-lhe alguma coisa sobre ele é provável que será dados pessoais para efeitos da Lei de Proteção de Dados. As pessoas podem, obviamente, ser identificados a partir de nomes, mas também podem ser identificados a partir de informações contextuais por exemplo, a legenda diz: ‘Esta foto mostra os formandos do curso A’.

Os exemplos a seguir irá ajudá-lo a identificar as questões que você precisa considerar.

Fotos de indivíduos / grupos específicos

Quando uma imagem é claramente de um indivíduo ou grupo de indivíduos, que são o foco da imagem, será necessário o consentimento para usá-lo. Embora a Lei de Proteção de Dados não especifica que o consentimento deve ser na forma escrita é fortemente recomendado que seja obtido o consentimento por escrito para que você tenha um registro, em caso de litígios posteriores.

Os formulários de consentimento devem explicar clara e completamente como a imagem vai ser usado e quanto tempo serão retidos por exemplo,

Eu dou permissão para a SENILIFE utilizar a minha fotografia e perfil escrito para ser usado na [Formação] e outros materiais promocionais para as quais poderá ser adequado. As imagens serão mantidos e utilizados em publicidade para até X anos.

Assinado

nome de impressão

Encontro

Fotos onde os indivíduos inadvertidamente aparecem em segundo plano

Não será normalmente necessário para obter a permissão específica de todos os que aparecem aliás no fundo de fotos de publicidade onde eles claramente não são o foco da imagem.

Fotos de grandes multidões / eventos

Quando uma imagem não se concentrar em um indivíduo ou grupo de indivíduos, é improvável que seja de dados pessoais. Além disso, pode não ser possível obter o consentimento de cada indivíduo. No entanto, é uma boa prática para garantir que há sinais claros ao redor do local, indicando que fotos publicitárias estão a ser tiradas.

Publicação sobre web

A publicação de uma imagem na web é uma divulgação potencial para o mundo em geral. Um cuidado especial deve ser tomado, portanto, obter o consentimento apropriado onde a imagem constitui dados pessoais. Em caso de dúvida você deve errar do lado da cautela e não publicar a imagem.

VIPs

Pode não ser apropriado perguntar a VIPs para completar formulários de consentimento, caso em que deve ser suficiente obter o consentimento verbal.

Crianças

Embora a Lei de Proteção de Dados não especifica um limite de idade, onde imagens de crianças estão a ser tiradas é importante obter o consentimento por escrito dos pais da criança / tutor.

ORIENTAÇÃO DE GESTÃO E-MAIL

A facilidade de criação e distribuição de e-mail, juntamente com o grande volume de mensagens que são esperados, para lidar com este volume pode inevitavelmente levar a problemas. Mensagens contendo material sensível podem ser enviadas para a pessoa errada, enquanto a informação confidencial é muitas vezes encontrado inadvertidamente no meio de uma longa cadeia de mensagens encaminhadas. Ambos poderiam resultar em violações da Lei de Proteção de Dados. Abaixo estão alguns pontos-chave a considerar ao usar o e-mail.

Antes de elaborar um novo e-mail, levar alguns momentos para considerar se o e-mail é o meio de comunicação mais apropriados nesse caso (por exemplo, pode um telefonema breve ser preferível?). Lembre-se de que os e-mails são potencialmente documentos divulgáveis.

Pense cuidadosamente antes de selecionar ‘Responder a todos’ ou ao enviar mensagens para grandes grupos de utilizadores.

Tenha muito cuidado como você se expressa, especialmente se você se sentir pressionado sobre o assunto, evitar comentários subjetivos ou piadas que podem ser facilmente mal interpretado. Lembre-se a mensagem será lida por outra pessoa (e, potencialmente, a pessoa a quem se refere), que não pode apreciar a sua ‘personalidade’ ou opiniões.

Lembre-se que o envio de e-mail da sua conta SENILIFE é semelhante ao envio de uma carta em papel timbrado da SENILIFE, por isso não dizer nada que possa desacreditar ou trazer constrangimento para a SENILIFE.

O E-mail é inerentemente inseguro. Considere a segurança das mensagens de e-mail de forma semelhante a uma mensagem em um cartão ou seja, qualquer pessoa ao longo da cadeia de distribuição pode começar a ver o que você disse, e ele pode até mesmo acabar nas mãos de outra pessoa.

Considere a sensibilidade da mensagem que pretende enviar. Você pode proteger informações confidenciais, colocando-as em um anexo, encriptado.

Certifique-se de que o campo ‘assunto’ da sua mensagem é significativa, clara e inequívoca. Quando você usa a opção ‘resposta’, verifique se o campo de assunto (geralmente preenchido para você nessas circunstâncias) ainda reflete com precisão o conteúdo da sua mensagem.

Tente restringir-se a um tópico por mensagem, o envio de várias mensagens se você tiver vários temas, ao invés de usar uma mensagem para cobrir uma ampla gama de tópicos. Isto torna mais fácil para extrair informações relevantes aquando das solicitações do regulador ou encarregado de dados.

Pense cuidadosamente sobre se você precisa reproduzir uma mensagem na íntegra ao responder a isso. Sempre que possível, ser seletivo nas peças que vai incluir na sua resposta.

Tenha cuidado ao encaminhar mensagens de e-mail de outras pessoas. Considere se elas estariam esperando que o seu e-mail (s) seja divulgado mais amplamente, se é apropriado fazê-lo e em caso de dúvida, verificar com eles primeiro.

Não reenviar anexos com uma resposta a menos que necessário.

Fornecer uma mensagem “fora do escritório” quando estiver ausente, com detalhes sobre se as mensagens urgentes devem ser enviados.

Qualquer forma de pedido de informação realizada pela SENILIFE, seja ele um pedido de Informação ou de um pedido de acesso sujeita ao abrigo da Lei de Proteção de Dados pode muito bem cobrir os e-mails recebidos / enviados por funcionários em toda a empresa. É por esta razão que os e-mails devem ser geridos em linha com todas as outras informações a que dizem respeito e, se necessário, mantido como parte do registro permanente da SENILIFE, e não apenas armazenados localmente em PCs ou laptops individuais.

A fim de cumprir as suas obrigações contratuais e responsabilidades legais, a SENILIFE necessita de processar dados pessoais relativos aos seus empregados, incluindo dados pessoais ‘sensíveis’, que inclui informações relativas à saúde, origem racial ou étnica, e condenações penais. Todos esses dados serão processados de acordo com as disposições da Lei e da Política da SENILIFE de Proteção de Dados. Para os fins da lei, o termo ‘tratamento’ inclui a recolha inicial de dados pessoais, a exploração e a utilização destes dados, bem como o acesso e divulgação, até à destruição final. Em determinadas circunstâncias, as disposições da Lei de permitir à SENILIFE processar dados pessoais de um funcionário, e, em determinadas circunstâncias, dados pessoais sensíveis, sem o seu consentimento explícito. Mais informações sobre quais os dados que são registados e os fins para os quais são processados é apresentado de seguida.

Responsabilidades contratuais

As responsabilidades contratuais da SENILIFE incluem aqueles decorrentes do contrato de trabalho. Os dados processados para responder a responsabilidades contratuais incluem, mas não está limitado a dados relativos: folha de pagamento; conta bancária; endereço postal; subsídio de doença; maternidade; remuneração e contactos de emergência.

Responsabilidades estatutárias

Responsabilidades estatutárias da SENILIFE são as impostas na SENILIFE pela legislação. Os dados processados para responder a responsabilidades estatutárias incluem, mas não está limitado a dados relativos: fiscal; seguro nacional; Pagamento por doença legal; pagamento de maternidade estatutário; Licença familiar; autorizações de trabalho.

Responsabilidades de gestão

responsabilidades de gestão da SENILIFE são os necessários para o funcionamento organizacional da SENILIFE. Os dados processados para atender responsabilidades de gestão inclui, mas não está limitado a, dados relativos: recrutamento e emprego; treinamento e desenvolvimento; ensino; pesquisa; ausência; questões disciplinares; saúde e segurança; segurança, incluindo a CCTV; endereço e número de telefone e-mail; cartões magnéticos; e condenações penais.

Dados pessoais sensíveis

A lei define ‘dados pessoais sensíveis’, como informações sobre a origem racial ou étnica; opiniões políticas; crenças religiosas ou outras crenças similares; filiação sindical; saúde física ou mental; vida sexual; criminal, processos ou condenações. Em certas circunstâncias limitadas, a lei permite que a SENILIFE recolha e processe dados pessoais sensíveis, sem exigir o consentimento explícito do empregado.

(A) A SENILIFE irá processar os dados sobre a saúde de um empregado em que é necessário, por exemplo, para gravar a ausência do trabalho por motivo de doença, para pagamentos, para fazer encaminhamentos adequados para o Serviço de Saúde Ocupacional, e fazer qualquer acordo ou ajustes no local de trabalho, no caso de deficiência. Este processamento normalmente não irá acontecer sem o conhecimento e consentimento do empregado.

(B) Salvo em circunstâncias excecionais, a SENILIFE irá processar dados sobre a origem racial e étnica de um funcionário, sua orientação sexual ou suas crenças religiosas apenas quando eles se ofereceram esses dados e apenas para fins de monitorização e que sustentam as políticas de igualdade de oportunidades da SENILIFE e disposições relacionadas.

(C) dados sobre condenações penais de um funcionário será realizada conforme necessário.

Divulgação de dados pessoais para outros organismos

A fim de cumprir as suas responsabilidades contratuais e de gestão, a SENILIFE pode, de tempos em tempos, necessitar de compartilhar dados pessoais de um funcionário com uma ou mais entidades. Em tais casos, as entidades serão obrigadas a processar os dados de acordo com as disposições da Lei.

Para a execução do contrato de emprego, a SENILIFE é obrigada a transferir dados pessoais de um funcionário a terceiros, por exemplo, para prestadores de serviço externo de contabilidade.

A fim de cumprir as suas responsabilidades estatutárias, a SENILIFE é obrigada a fornecer alguns dos dados pessoais de um funcionário para departamentos governamentais ou agências por exemplo, fornecimento de dados salariais e fiscais ao estado.

A SENILIFE irá exibir o endereço de correio eletrónico do funcionário e número de telefone na lista de contactos para clientes e prestadores de serviço, que é acessível aos utilizadores da Internet, incluindo aqueles em países fora do Espaço Económico Europeu (EEE). Os funcionários devem estar cientes de que muitos países fora do EEE não têm legislação de proteção de dados, ou ter diferentes regimes de proteção de dados ou privacidade, e por isso nem sempre pode proteger seus dados pessoais para o mesmo padrão como no EEE. Os pedidos de ter um endereço de e-mail e / ou número de telefone omitido na lista devem ser endereçadas ao encarregado de dados e terá de ser aprovado pelo seu Chefe de Departamento.

Manter dados pessoais atualizados

A lei exige a SENILIFE de tomar medidas razoáveis para garantir que quaisquer dados pessoais que processa é preciso e atualizado. É da responsabilidade do funcionário individual informar a SENILIFE de quaisquer alterações aos dados pessoais que eles tenham fornecido durante a contratação.

Pedindo informação

Ao abrigo da lei, é possível aos indivíduos solicitar o acesso a qualquer um dos seus dados pessoais detidos pela SENILIFE, sujeitas a certas restrições. Um pedido de divulgação de tais informações é chamado de um pedido de acesso. Esses pedidos devem ser endereçados para o encarregado de dados da SENILIFE ou através do correio eletrónico geral@senilife.pt.

Sobre esta política

Esta política explica quais os tipos de informações pessoais que serão recolhidas quando visitar o website da SENILIFE, e como essa informação será utilizada. Por favor, note que esta política se aplica a páginas web principais da SENILIFE (ou seja, aqueles que se iniciam por www.senilife.pt).

Todos os parceiros e prestadores de serviço da SENILIFE executam e mantem os seus próprios sites. Esses sites podem levar a sua própria política de privacidade ou fornecer informações adicionais relacionadas com as suas atividades, que irão substituir ou complementar esta Política de Privacidade. Para mais informações sobre a estrutura de presença na web da SENILIFE, consulte-nos através do correio eletrónico geral@senilife.pt.

Se você seguir um link para qualquer outro site, por favor, verifique as suas políticas antes de enviar qualquer informação pessoal a esses websites.

As informações recolhidas

Em algumas partes do site, você pode ser solicitado a fornecer algumas informações pessoais limitadas a fim de permitir a prestação de determinados serviços (pedidos de informação, etc). A SENILIFE pode armazenar essas informações manualmente ou eletronicamente. Ao fornecer essas informações você concorda com a SENILIFE que irá utilizar a informação para os fins para os quais foram prestadas. As informações fornecidas serão mantidas durante o tempo que é necessário para cumprir essa finalidade.

Também podemos recolher informações sobre o seu computador, incluindo, sempre que disponível, o endereço IP, sistema operacional e tipo de navegador, para administração do sistema e para transmitir informações agregadas aos nossos webmasters. Estes são dados estatísticos sobre as ações de navegação dos nossos utilizadores e padrões que não identificam qualquer indivíduo e nos permite garantir que o conteúdo do nosso site é apresentado da forma mais eficaz para você e para o seu computador, tablet ou smartphone.

Como são usadas as informações recolhidas

As informações pessoais fornecidas à SENILIFE só serão utilizadas para os fins indicados quando a informação é solicitada. As informações pessoais não serão vendidas a terceiros, ou fornecidas a empresas de marketing direto ou outras organizações sem sua permissão. As informações pessoais recolhidas e / ou processados pela SENILIFE é realizada em conformidade com as disposições da Lei de Proteção de Dados.

As informações demográficas e estatísticas sobre o comportamento do utilizador podem ser recolhidas e utilizadas para analisar a popularidade e a eficácia do site da SENILIFE. Qualquer divulgação de que esta informação será em forma agregada e não irá identificar utilizadores individuais.

Como armazenamos as informações recolhidas

As informações que fornecer será normalmente armazenada nos nossos servidores seguros. No entanto, nós trabalhamos com os terceiros, alguns dos quais operam certas funcionalidades do site. Assim, as informações que recolhemos podem ser recolhidos ou transferidos para um destino fora do Espaço Económico Europeu ( “EEE”). Essa informação pode ser processada por funcionários que operam fora do EEE que trabalham para nós ou para um dos nossos parceiros ou prestador de serviço. Ao enviar informações pessoais, você concorda com esta transferência, armazenamento e processamento. Tomaremos todas as medidas razoavelmente necessárias para garantir que os seus dados são tratados de forma segura e de acordo com esta Política de Privacidade.

Podemos divulgar suas informações pessoais a terceiros se formos obrigados a divulgar ou compartilhar tais informações, a fim de cumprir qualquer obrigação legal ou para proteger os direitos, propriedade ou segurança da SENILIFE, seus membros ou outros.

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